Mijn systeem om productief te blijven: 4 apps en 4 gewoontes

In mijn werk merk ik dat ik soms met te veel dingen tegelijk bezig ben. De taken lopen door elkaar en daar is het soms moeilijk om overzicht te houden. Daarom is het handig om eens goed te kijken naar een Productiviteits Systeem, waardoor ik mijn focus kan gebruiken voor de taken waar ik op dat moment mee bezig moet zijn, in plaats van alle taken die ik nog moet gaan doen.

Het systeem dat ik al een tijdje gebruik, maar nog niet echt heel serieus bestaat uit 4 (eigenlijk 5) applicaties en 4 nieuwe gewoontes. Hier in het kort de samenvatting van mijn nieuwe tools, gedurende de komende weken zal ik tussentijds evalueren hoe he systeem voor mij werkt.

Mail: Outlook en Gmail

Privé gebruik ik Gmail in combinatie met Thunderbird, maar voor mijn werk ben ik gebonden aan Outlook. Beide systemen zijn te gebruiken met sneltoetsen, wat het werken voor mij een stuk makkelijker en sneller maakt.

Verzamelen: Evernote

Evernote is al een aantal jaren een uitbreiding op mijn eigen geheugen. Alles wat ik op wil slaan gaat daarheen. Vanuit mijn mailbox mail ik de mailtjes die ik wil bewaren naar mijn persoonlijke Evernote mailadres en websites die ik nog eens wil lezen sla ik op middels de Shareaholic extensie in Google Chrome.

Ongeveer 2 jaar geleden begon ik met een gratis account, maar sinds kort heb ik een Premium account waardoor ik maandelijks 500 MB aan notities en andere bestanden kwijt kan. Ook mails met bijlagen kan ik nu dus met al het gemak bewaren in Evernote.

Taken: Remember The Milk

Remember The Milk (RTM) is een super simpel taken programmaatje. Je kunt door middel van een eenvoudige syntax taken aanmaken voor verschillende projecten er een prioriteit aanhangen en er een deadline aan geven. En alles met sneltoetsen, dus zonder muis! RTM is heel goed gratis te gebruiken, maar ik heb voor het Premium account gekozen, zodat ik kan synchroniseren met Outlook en mijn Android telefoon.

Vanuit mijn mailbox kan ik mailtjes doorsturen naar mijn RTM mailadres, zodat de inhoud van de mail als notitie toegevoegd wordt aan een nieuwe taak. Super handig om mails om te zetten in taken.

Bestanden: SugarSync

Ik ben een goot fan van Dropbox, helaas werkt dit sinds kort niet meer bij de organisatie waar ik werk op het netwerk. Daarom ben ik op zoek gegaan naar een goede vervanger en ben ik uitgekomen bij SugarSync. Ook SugarSync kan verschillende apparaten met elkaar en met de cloud laten synchroniseren, maar een groot verschil met Dropbox is dat je zelf kunt kiezen wat je met welk apparaat synchroniseert. Daar waar Dropbox alles met alles synchroniseerd kun je bijvoorbeeld de foto’s van je telefoon wel synchroniseren met je thuiscomputer, maar niet met je werklaptop.

Ander groot voordeel is dat de gratisversie van SugarSync 5GB aan ruimte biedt en Dropbox “maar” 2GB. Maar tussen haakjes, omdat dat doorgaans meer dan genoeg ruimte is om bestanden in op te slaan.

Minder deadlines

Alle taken die ik tot nu toe noteerde kregen een deadline, ik merkte dat dat een van de redenen was dat ik niet alles af kreeg. Vaak stond er te veel gepland voor een dag. Daarom heb ik nu besloten om alleen de taken die echt af moeten zijn op een bepaald moment een deadline krijgen en dat de rest open gelaten wordt. Zo heb ik dagelijks max. 3 taken die echt af moeten en daarnaast een lijst waar ik elke dag uit kan kiezen om de dag te vullen.

Wekelijkse reviews

Voortaan ruim ik elke vrijdag een uur in om terug te kijken op de week. Is het me gelukt om mijn mailbox leeg te houden en om alles te behandelen? Is het me gelukt om de Evernote Inbox bij te houden en zijn alle notities omgezet in taken? En hoe is het met RTM? Ben ik op dreef met mijn taken en zijn de taken die af moesten zijn ook echt af?

Door wekelijks een review te doen kan ik mijn systeem evalueren en verbeteren daar waar nodig.

Zero Inbox

Dagelijks moet het streven zijn om af te sluiten met een lege inbox, zowel zakelijk als privé en zowel mail als Evernote en RTM. Zo kan ik elke dag beginnen met een lege inbox en dat geeft een opgeruimd gevoel.

2 minuten regel

Kan ik iets in 2 minuten afhandelen? Dan pak ik het gelijk op, duurt het langer dan 2 minuten? Dan komt het op mijn takenlijst te staan om later op te pakken. Zo voorkom ik dat mijn takenlijst vol komt te staan met taken die eigenlijk zo gedaan zijn en blijft de takenlijst gereserveerd voor de echte grote taken.

Tot nu toe werkt dit systeem voor mij, maar volgens mij kan het nog veel effectiever voor me werken als ik er eens serieus mee aan de slag ga. Met name de wekelijkse reviews zullen me helpen om mijn systeem wekelijks te evalueren en daar waar mogelijk en nodig te verbeteren.

Wat werkt voor jou? Welke applicaties en gewoontes gebruik jij om je productiviteit een boost te geven?

Enhanced by Zemanta
  • http://twitter.com/edzob Edzo Botjes

    mbt de 2 min regel, is een bron verwijzing naar het beroemde “getting things done” dan misschien handig voor de lezers?

    • Anoniem

      Als de regel daar vandaan komt wel inderdaad. Ben bekend met GTD, maar had de 2 minuten regel ergens anders horen vallen (geen idee meer waar).

      Maar wel een goeie toevoeging idd voor de lezers, daar staan veel goeie tips in om productiever te werk te gaan.

  • mr eddy

    Intressant … die apps.. ik heb zelf enkele artikels geschreven over productiviteit o.a http://www.mreddy.plazilla.com/hoe-blijf-je-productief-na-het-werk en was er aan het denken hoe waarschijnlijk enkele apps mijn productiviteit en vooral mijn efficientie zouden kunnen verbeteren er leuk om dit artikele ondertussen tegen te komen..

  • Jep

    wellicht aan lijstje toevoegen: een mandmapprogramma. Snel en ordelijk gedachten, taken etc. in onderling verband plaatsen

    • Jep

      sorry typefout; mindmapprogramma

      • Martijn Bloksma

        Ik begreep hem ;) Ik gebruik inderdaad een mindmapprogramma: Mindmeister. Maar ik kan niet zeggen dat ik er productiever van wordt… Ik pak liever pen en papier!

Loading...
Wil jij net als vele anderen online de weg leren kennen?
Ik zal je echt niet spammen!